🔐 Manage administrator rights and permissions on Un1ty

🎯 Understand permissions in 2 minutes

On Un1ty, user permissions are managed at two levels. That's the key to understanding the rest 👇

The two levels of permission

🏢 Organization level — the « Administrator » role The user can manage all teams of the organization and has visibility over all users. This is the broadest level, to be reserved for trusted people.

👥 Team level — the « Manager » role The user is only an administrator of one (or several) specific team(s). He/she only manages the scope they are entrusted with: their team members, associated lines, and — if you allow it — the billing for that team.

💡 In summary: always ask yourself « Should this person manage everything, or only their team? ». The answer determines the role to assign.

Existing roles

⚠ À ne pas confondre : le statut « Inactif » Le badge Inactif affiché à côté d'un nom n'est pas un rôle : il indique simplement que l'utilisateur n'a pas encore activé / finalisé son accès. Ses permissions restent celles que vous lui avez attribuées.

📍 Accéder à la gestion des permissions

Toute la gestion des droits se trouve au même endroit. Voici comment y arriver :

1. From the home page, in the left menu, click on « Plan ».

2. On the page « My Plan », find the three tabs at the top: Offer · Admin · Info.

3. Click on the tab « Admin ».

4. You arrive at the administration area, organized into three sub-tabs:

   • Users → manage people and their roles

   • Teams → manage teams

   • Lines → manage lines

💡 Good to know — This menu « Admin » only appears for Owner and Administrator profiles. If you don't see it, it's because you don't (yet) have the necessary permissions.

👤 Give global administrator permissions

🎯 Objective: allow an employee to manage the entire organization (all teams + visibility on all users).

1. In Admin, open the sub-tab « Users ».

2. In the list, click on the user concerned to open their profile.

3. On their profile, locate the section « Global role and permissions ».

4. Toggle the « Administrator » switch (it turns green). Under the switch, the description states: « Allows the user to manage all teams in the organization. »

✅ Done! A confirmation message appears (« User role updated successfully ») and the permissions are applied in real time — no additional validation is necessary.

🔎 What the user can do now

• Access all teams of the organization and administer them

• See all users of the account

• Manage members, teams, and lines at the global level

⚠ Use with discretion — The Administrator role gives very extensive access. Reserve it for people who really need it. For limited access to a single team, prefer the Procedure 2,

👥 Appoint a Manager on an existing team

🎯 Objective: entrust a user with the management of a single team already associated with their profile, without giving them rights over the entire organization.

1. Dans Admin › Utilisateurs, ouvrez la fiche de l'utilisateur concerné.

2. Descendez jusqu'à la section « Équipes associées ».

3. Sur la ligne de l'équipe à modifier, cliquez sur le menu « ⋮ » (trois petits points).

4. Dans le menu Actions, choisissez « Modifier le rôle ». (L'option « Visualiser l'équipe » permet, elle, de consulter le détail de l'équipe sans la modifier.)

5. Dans la fenêtre « Modifier le rôle » :

   • Dans le menu déroulant, sélectionnez « Manager » (au lieu de « Utilisateur »).

   • Réglez ensuite les droits de facturation selon le besoin :

     • Facturation (lecture) → Autoriser la consultation des informations de facturation

     • Facturation (écriture) → Autoriser la modification des informations de facturation

6. Cliquez sur « Enregistrer ».

✅ Les droits sont mis à jour immédiatement. L'utilisateur apparaît désormais comme Manager dans la liste des membres de l'équipe.

🔎 Ce que le Manager peut faire désormais (sur son équipe uniquement)

• Gérer son équipe et ses membres

• Associer des lignes à l'équipe

• Modifier les utilisateurs de l'équipe

• Accéder à la facturation de l'équipe — uniquement si vous avez activé la permission correspondante

💡 Astuce facturation Les deux réglages sont indépendants : vous pouvez accorder la lecture seule (l'utilisateur consulte les factures sans pouvoir y toucher) ou ajouter l'écriture (il peut aussi les modifier). Pour un accès en lecture/écriture complet, activez les deux interrupteurs.

➕ Associer une nouvelle équipe à un utilisateur

🎯 Objectif : rattacher à un utilisateur une équipe qui ne lui est pas encore associée, en définissant son rôle au passage.

1. In Admin › Users, open the user profile.

2. In the section « Associated Teams », click the button « Associate a Team ».

3. In the window that opens:

   • Use the bar « Search for a team… » or browse the list, then select the team desired (a checkmark ✔ confirms your selection).

   • In the dropdown menu, choose the user's role in this team: « Manager » or « User » (user).

   • If you choose Manager, additionally set the billing rights:

     • Billing (read) → view billing information

     • Billing (write) → modify billing information

4. Click « Associate ».

✅ L'équipe est rattachée et le rôle choisi s'applique aussitôt.

💡 Différence avec la Procédure 2

• (« Modifier le rôle ») → l'équipe est déjà associée, vous ne faites qu'ajuster son rôle.

• (« Associer une équipe ») → vous ajoutez une équipe non encore rattachée à l'utilisateur.

📊 Tableau récapitulatif : qui peut faire quoi ?

🔧 = permission optionnelle, à activer au cas par cas lors de l'attribution du rôle Manager.

❓ Questions fréquentes

Mes modifications sont-elles immédiates ? Oui. Dès que vous activez un rôle ou enregistrez une modification, les droits sont mis à jour en temps réel. L'utilisateur n'a pas besoin de se reconnecter.

Quelle différence entre « Administrateur » et « Manager » ? L'Administrateur gère toute l'organisation (toutes les équipes, tous les utilisateurs). Le Manager ne gère que l'équipe (ou les équipes) qui lui sont confiées. Choisissez le Manager pour limiter le périmètre.

Un utilisateur peut-il être Manager de plusieurs équipes ? Oui. Il suffit d'associer chaque équipe à son profil (Procédure 3) et de lui attribuer le rôle Manager sur chacune.

Comment retirer un droit ? La démarche est la même que pour l'accorder : désactivez l'interrupteur « Administrateur » (Procédure 1) ou repassez le rôle de l'équipe sur « Utilisateur » via « Modifier le rôle » (Procédure 2).

Pourquoi un utilisateur affiche-t-il le statut « Inactif » ? Ce statut signifie que la personne n'a pas encore activé son accès. Ce n'est pas lié à ses permissions, que vous pouvez configurer dès maintenant.

Je ne vois pas l'onglet « Admin », pourquoi ? Cet onglet est réservé aux profils Propriétaire et Administrateur. Si vous ne le voyez pas, demandez à votre administrateur de vous accorder les droits nécessaires.